Ge AI:n dina instruktioner en gång för alla

Det mesta du ber AI:n om på byrån har du förklarat förut: hur en leverantörsfaktura ska granskas, hur ett mejl om saknade underlag ska låta, vad som ska med när klienten vill ha månadens siffror. I en ny chatt börjar AI:n från början, så antingen skriver du allt igen, eller så rättar du svaret efteråt.

En skill löser det. Det är en sparad arbetsbeskrivning med ett namn, en kort beskrivning av när den ska användas och själva instruktionerna, gärna med ett exempel på hur ett bra resultat ser ut. När du ber Claude om något går den igenom dina skills och använder den som passar uppgiften, utan att du behöver nämna den.

Skills fungerar ihop med kopplingen. Novus ger AI:n tillgång till klienternas Fortnox, och skillen talar om hur byrån vill att arbetet ska göras.

Var instruktionerna hör hemma

Det finns tre ställen, och de gör olika saker:

• I en skill: arbetssättet för en viss sorts uppgift, oavsett klient. Till exempel hur leverantörsfakturor granskas, hur påminnelser skrivs eller hur en månadsrapport ställs upp. Skillen används bara när uppgiften passar.
• I klientens projekt: det som gäller en enda klient, till exempel kostnadsställen, konton och vem som godkänner vad. Se Ge AI:n egna regler för varje klient.
• I dina egna instruktioner i appens inställningar: det som gäller allt du gör, till exempel att svaren ska vara på svenska och korta. De gäller i varje chatt.

Så gör du en skill i Claude

Du behöver inte skriva någon fil själv. Claude skriver skillen åt dig utifrån hur du beskriver arbetet.

1. Välj en uppgift som du har förklarat mer än en gång. Ju tydligare du vet hur resultatet ska se ut, desto bättre blir skillen.

2. Beskriv den för Claude i en ny chatt. Säg vad som ska göras, hur resultatet ska se ut och vem det är till, och klistra gärna in ett exempel som blev bra. Säg också att uppgifterna ska hämtas ur Fortnox via Novus.

   Skapa en skill för hur vår byrå ber klienter om saknade underlag. Hämta verifikationerna ur Fortnox via Novus för den period jag anger, lista dem som saknar kopplat underlag och skriv ett kort mejl till klienten med en punkt per verifikation. Hoppa över rättelser, periodiseringar och bokslutsposter. Tonen ska vara vänlig och saklig. Här är ett mejl som blev bra: [klistra in mejlet]

3. Svara på Claudes frågor. Claude frågar om det som behövs för att någon kunnig men ny ska kunna följa arbetssättet, och skriver sedan skillen.

4. Spara skillen när Claude erbjuder det, och kontrollera att den finns och är påslagen under Customize, Skills.

5. Prova den i en ny chatt. Be om uppgiften som du brukar, utan att nämna skillen. I Claudes tankegång ser du när skillen används. Används den inte, nämn den vid namn, eller be Claude göra beskrivningen tydligare.

   Skriv till Bolaget AB om underlagen som saknas för augusti.

6. Förbättra den. Blev något inte som du ville, be Claude uppdatera skillen.

   Uppdatera skillen för saknade underlag: mejlet ska alltid säga vilket datum vi behöver underlagen.

Skills och automationer

En skill är det som gör en automation pålitlig. En schemalagd uppgift i Claude Cowork kan använda dina skills, så den gör samma kontroll på samma sätt varje gång, även när ingen sitter vid datorn. Så är Betalningskoll byggd: en skill med byråns kontroll och en uppgift som kör den varje måndag.

Fler rutiner att schemalägga står i Låt Claude gå igenom klienterna varje morgon.

I ChatGPT

I ChatGPT Business och Enterprise finns också skills, om arbetsytans inställningar tillåter det. Du hittar dem under Plugins i sidomenyn, på fliken Skills. Ber du ChatGPT skapa en skill i chatten ställer den följdfrågor och ber dig sedan installera skillen. När den är installerad använder ChatGPT den när den passar. Det har vi inte provat med Novus.

Det som gäller allt du gör skriver du i ChatGPT under Settings, Personalization, Custom Instructions.

Bra att veta

• Skills finns i alla Claudes abonnemang, även det kostnadsfria, och kräver att Code execution and file creation är påslaget under Settings, Capabilities. På Team och Enterprise styr ägaren det för hela organisationen.
• Beskrivningen avgör när skillen används. Skriv tydligt vilken sorts uppgift den gäller, till exempel när du granskar en leverantörsfaktura före attest.
• Gör hellre flera små skills än en stor som ska klara allt. Claude kan använda flera skills i samma uppgift.
• Skills som du har slagit på fungerar också i Claude for Excel, Word, PowerPoint och Outlook.
• En skill som du har gjort själv syns inte för kollegorna förrän du delar den. Hur byrån delar en gemensam rutin står i Gör byråns rutin till en skill.
• En skill ändrar inte hur kopplingen fungerar. Allt som ändrar något i Fortnox visar AI:n ändå först, och det görs efter ditt ja.
• Skriv aldrig lösenord eller andra hemligheter i en skill, och läs igenom en skill som någon annan har gjort innan du slår på den.