Kunskapsbank

Så får byrån ut mer av Novus med Claude och ChatGPT. Artiklarna utgår från frågor som byråer har ställt oss, med vad du skriver till din AI och vad som händer i Fortnox.

Få ut mer av Claude och ChatGPT

Instruktioner per klient, genomgångar som körs av sig själva, Excel, och vilken app och vilket abonnemang som räcker.

Så skriver du till AI:n Bolag, period, vad som ska hända och när AI:n ska vänta på dig. Instruktioner per klient Skriv ner klientens regler en gång i ett projekt, så följer AI:n dem varje gång. Läsning räcker Schemalagd genomgång Claude går igenom klienterna varje morgon och lämnar en lista, även när datorn är avstängd. Skrivåtkomst för att ändra Excel in och ut Från Excel till Fortnox, och från Fortnox till en Excel-fil över alla klienter. Byråns rutin som skill Byråns rutin skriven en gång, följd för alla klienter och delad med kollegorna. Vilken AI-app och vilket abonnemang? Vad som krävs i Claude, ChatGPT, Copilot och Gemini, och vad abonnemangen ger. Copilot och Gemini Copilot via Copilot Studio. Gemini-appens egna kopplingar finns bara i USA.

Leverantörsfakturor och attest

Från fakturan i Fortnox till attest: vad AI:n kan läsa, rätta och attestera, och vad som stannar i Fortnox.

Skrivåtkomst för att ändra Kostnadsställe från fakturans referens AI:n läser referensen på fakturan och lägger kostnadsstället på raderna innan fakturan attesteras. Läsning räcker Veckans leverantörsfakturor för alla klienter En lista per klient över fakturorna som väntar, med leverantör, belopp och förfallodag. Kräver skrivåtkomst Attest och betalning Vad AI:n kan attestera, hur fakturan når beställaren och vem som signerar betalningen. Läsning räcker Granska leverantörsfakturan mot underlaget Belopp, moms och kontering jämförda med själva fakturan, innan du attesterar. Kräver skrivåtkomst Registrera en leverantörsfaktura från en PDF AI:n läser PDF:en i inkorgen, registrerar fakturan med kontering och kopplar filen. Skrivåtkomst för att ändra Fortnox fakturatolkning och AI:n Vad Fortnox tolkning gör, var AI:n tar vid och två sätt att dela upp arbetet.

Kvitton och underlag

Från kvittot i inkorgen till en bokförd verifikation med underlaget kopplat, och jakten på det som saknas.

Kräver skrivåtkomst Vad händer i Fortnox när AI:n bokför ett kvitto? En verifikation med konton och moms, och kvittot kopplat som underlag. Inget annat ändras. Kräver skrivåtkomst Tjugo kvitton på en gång Alla kvitton i en tabell med föreslagen kontering. Rätta raderna som är fel, bokför resten. Läsning räcker Underlag som saknas Verifikationerna utan underlag, och mejlet till klienten med exakt vad som fattas.

Kundfakturor

Fakturor från andra system in i Fortnox, och koll på vem som är sen med betalningen.

Kräver skrivåtkomst Kundfakturor från Excel Fakturor från ett annat system upplagda och bokförda, utan att något skickas till kunden. Läsning räcker Förfallna kundfakturor hos alla klienter Vem är sen med betalningen, hur sent, och påminnelsen skriven.

Överblick och siffror

Vad som väntar hos klienterna, och siffrorna de frågar efter för rätt period.

Läsning räcker Vad väntar hos klienterna? En lista per klient över fakturor och underlag som väntar, och det som är förfallet. Läsning räcker Omsättning för rätt period Siffrorna räknas på allt bokfört i perioden. Så frågar du till och med den avstämda månaden. Läsning räcker Siffror till klienten Resultat, kostnader, saldon och jämförelser mellan perioder och klienter.

Klienter och åtkomst

Vad klientbolagen behöver, vem som når vad i byrån och hur du öppnar, pausar och stänger ett bolag.

Klienter utan integrationslicens Vad licensen kostar, vilka paket den redan ingår i och vad du gör med klienterna som saknar den. Flera konsulter i samma klient Alla i arbetsytan når samma bolag, var och en med egen inloggning och egen AI. Läs- och skrivåtkomst per klient Varje bolag börjar skrivskyddat. Så öppnar, pausar och stänger du, bolag för bolag.

Trygghet och kontroll

Det byråer frågar först: GDPR, att klienterna hålls isär och hur mycket AI:n får göra på egen hand.

Säkerhet och GDPR Vad vi sparar, var servern står och vad Claude och ChatGPT gör med uppgifterna. Kan AI:n blanda ihop klienterna? Varje anrop gäller ett namngivet bolag. Och vad som händer med en klient som inte finns. Kan AI:n hitta på siffror? Siffrorna hämtas ur Fortnox. Här kan det ändå bli fel, och så kontrollerar du. Hur mycket AI:n frågar Vad Novus alltid visar först, och hur du godkänner mycket på en gång. Undvik dubbletter Fortnox säger inte ifrån om samma faktura kommer två gånger. Så kontrollerar AI:n först.