Lägg in löneunderlaget i Fortnox Lön

Inför varje lönekörning kommer underlaget från klienten: Anna var sjuk i två dagar, Erik var hemma med sjukt barn på fredagen, Sara jobbade fyra timmar övertid. Allt ska in på rätt person och rätt dag innan lönebeskeden skapas.

Fortnox skriver att avvikelser från andra system kan skickas in till Fortnox Lön via API, och det är den vägen AI:n använder. Den letar upp den anställda, registrerar frånvaron eller timmarna på rätt dag och visar varje post innan den sparas.

Så gör du

1. Klistra in underlaget i chatten, så som klienten skickade det, och be AI:n ställa upp det först. I det här steget ändras ingenting.

   Här är löneunderlaget för september från Bolaget AB. Hitta de anställda i Fortnox och ställ upp det som ska registreras i en tabell: person, datum, typ och timmar. Registrera inget än.

2. Kontrollera tabellen mot underlaget. Säg om övertiden ska betalas ut eller tas ut som komptid, eftersom Fortnox skiljer på dem.

   Eriks frånvaro på fredagen är vård av barn, inte sjukdom. Saras övertid ska betalas ut.

3. Registrera. AI:n visar posterna innan de sparas, och du svarar ja.

   Registrera frånvaron och övertiden i Fortnox Lön.

4. Kontrollera i Fortnox och gör lönekörningen. Titta i kalendern, som du når under Lön i Fortnox, att allt har kommit med innan du skapar lönebeskeden.

Det här händer i Fortnox

Frånvaro och närvaro registreras på den anställda, med orsak, datum och antal timmar. Andra lönerader, till exempel en bonus, registreras med den löneart som bolaget använder för dem.

När vi provade i vårt testbolag registrerade AI:n sjukfrånvaro, vård av barn, övertid och en lönerad, och Fortnox tog emot dem. En löneart som inte fanns i den anställdas avtal svarade Fortnox nej på.

Själva lönekörningen, alltså att skapa, attestera och skicka lönebesked, utbetalningen och arbetsgivardeklarationen, finns inte bland det Fortnox släpper in andra program till. Den delen gör du i Fortnox.

Bra att veta

• Lönearterna står i Fortnox under Register, Lönearter och koder, och vilka som finns beror på den anställdas avtal. Skriv de lönearter klienten brukar använda i klientens instruktioner, se Ge AI:n egna regler för varje klient.
• Blir en registrering fel kan AI:n ta bort den, efter ditt ja, och registrera den rätt.
• Klienten behöver Fortnox Lön. Fortnox släpper bara in andra program i de delar som bolaget har licens för.
• Löneuppgifter är personuppgifter. Vad som gäller för dem står i Säkerhet och GDPR.