Fakturera kunden för utlägg, med specifikation
Har klienten utlägg som ska faktureras vidare till kunderna, samlade i en Excel-fil, kan AI:n göra en faktura per kund med en rad för varje utlägg. Specifikationen kan också följa med fakturan som PDF.
Ändras något i Fortnox?
Ja, efter ditt ja: fakturorna skapas som utkast. Ingenting bokförs eller skickas.
Vad behövs?
Att AI:n får ändra i bolaget, och Excel-filen uppladdad i chatten.
Resor, parkering, material: utlägg som klienten har haft för sina kunders räkning och som ska faktureras vidare. Ofta finns de i en Excel-fil, och kunden vill kunna se vad fakturan består av.
AI:n kan läsa filen, dela upp utläggen per kund och skapa en faktura per kund i Fortnox, med datum och vad utlägget gällde på varje rad. Fakturorna blir utkast, och du bestämmer när de ska skickas.
Så gör du
Ladda upp Excel-filen och be om en sammanställning per kund först. I det här steget ändras ingenting.
Här är utläggen för september hos Bolaget AB. Dela upp dem per kund, matcha kunderna mot kundregistret i Fortnox och visa summan per kund. Skapa inget än.Säg vilken moms och vilket intäktskonto raderna ska ha. Om ett utlägg ska faktureras med moms beror på vad det är, och det avgör du, inte AI:n.
Skapa fakturorna. AI:n visar kund, rader och summa för varje faktura innan den skapas.
Skapa en faktura per kund, med en rad per utlägg. Skriv datum och vad utlägget gällde i radens text.Bifoga specifikationen, om kunden ska få den som fil. Den måste vara en PDF.
Bifoga specifikationen till fakturan till Kund AB, och låt den följa med när fakturan skickas.Skicka fakturorna när du har kontrollerat dem, som ni brukar i Fortnox.
Det här händer i Fortnox
Varje faktura skapas som ett utkast som varken är bokfört eller skickat. En bifogad PDF kopplas till fakturan och markeras för att följa med när fakturan skickas. När vi provade i vårt testbolag kopplades specifikationen till fakturan med just den markeringen.
Fortnox kan ta med bilagan på utskrifter, mejl och e-fakturor. Skickar ni med Fortnox Fakturaservice ska bilagan vara markerad med Inkludera vid skicka.
Bra att veta
- Fortnox tar bara emot PDF som bilaga på en kundfaktura, högst 5 MB per fil och högst fem filer per faktura.
- Filen går till Fortnox genom AI:ns meddelande, och det klarar AI:n bara med små filer. Är specifikationen större, bifoga den i Fortnox. Raderna på fakturan visar ändå vad varje utlägg gällde.
- Registrerar klienten sina utlägg i Fortnox Tid kan de bli fakturaunderlag direkt där. Den här vägen är för utlägg som finns i en fil.
- Kontrollera att utläggen inte redan är fakturerade, se Undvik dubbletter.
Fick du inte svar på din fråga? Ring oss på 079 343 68 10 eller mejla support@novusmcp.se.